Bireysel çalışan bir çevirmenin aksine, bir tercüme şirketi, çift yöntemli hareket eder. Müşterilerden belgeleri kabul eder ve onları ev içerisindeki görev performansı ile çalışan taşeronlara dağıtır. Bir serbest çevirmen çok başarılı olsa ya da çok sayıda müşterisi olsa bile, yapabileceğinden fazla işi kabul etmez ve bu yüzden düzenli olarak taşeronlara ihtiyacı yoktur.
Çeviri piyasasındaki dalgalanma, tam gün temelli çevirmenlerin şirketini makul olmayan bir durum haline getirir. Bu sebepten dolayı şirket en yoğun ve en dolu olduğu zamanda bile kadroyu koruyabilmek için hiçbir şirket sürekli çeviri işine sahip olamayacaktır. Düşük iş yoğunluğunun olduğu dönemler, ofis içerisinde ödeme yapılmaya alışmış bir kadroya zarar verebilir. Taşeron olarak işi alan serbest çevirmenler, bir çeviri şirketine esneklik kazandırırlar. O şirketin durgun dönemde bile ayakta kalmasını ve o şirketin büyük çeviri projeleriyle başa çıkabilmesi için aşırı derecede büyümesini sağlarlar. Bununla birlikte, çok az personeli olan ya da hiç personeli olmayan çevirmenler şirketin ofis içi harcamalarını azaltmasına izin verirler( fazladan ofis odası, çalışma istasyonu vs.) ve sonuç olarak bu çevirmenler çeviri masraflarını azaltırlar. Müşteriden kabul edilen işi izleyebilmek için bir çeviri şirketi ev içerisinde çalıştırılan ya da taşeronlaştırılan sıkı bir proje idare yöntemine gereksinim duyar. Ayrıca bu projede kaynak dokümanların kontrollü saklanması, çevrilen dosyalar, şirketin bilgi temeli, teknik hataları yok etme, çeviri işi sağlama ve çevirmenleri bilgilendirme görevi de vardır. Bütün bu çözülen ve doğru ilerleyen konular çeviri kalitesini arttırır ve çeviri maliyetini düşürür.
İşleri İzleme:
Genellikle taşerona ihtiyaç duyulduğunda, birden fazla müşteriden iş kabul eden serbest çalışan çevirmenler ve çeviri şirketleri için işi takip etmek çok önemlidir.Bir şirket için, 5 müşteriden ve 15 taşerondan kabul ettiği, 300 sayfası bir haftada çevrilen bir işi takip etmek hayati önem taşır. Her bir iş, proje yönetim tablolandırma programında kayıt altına alınmalıdır. Bunu düzenli bir şekilde yapamazsanız, ayın sonunda müşterilerin faturalarını çıkartmakta ve çevirmenlerin parasını ödemekte bazı problemlerle karşılaşabilirsiniz. Proje yöntem tablolarını, müşterilerin faturalarını çıkartmakta, iş durumunu izlemekte ve çevirmenlerin parasını ödemekte bir temel olarak kullanabilirsiniz.
Bir iş alındığında, ileriki bilgiler normal olarak tablolandırma programına girilmelidir: proje veya müşterinin ismi, dosya ismi, alınan işin tarihi, kelimelerin sayısı, uygulanabilir sayfalar, tahmin edilen bireyin bitirme saati ve bitiş tarihi. İleriki faturalama işlemlerini etkileyecek ve iş akışını planlamaya yardım edecek bu bilgi, düzenli bir şekilde kaydedilir.İleriki bir bölümde iş çevirmenler arasında analiz edilip dağıtıldığı zaman, tablolandırma programı ilerleyen maddeler tarafından sağlanmalıdır: çevirmen ismi, sayfa sayısı veya her bir çevirmene gönderilen sayfalar, tahmini çevirme saati ve çevrilen materyallerin şirkete iade edildiği zaman ve tarih.Şirket çevrilen materyalleri kabul ettiği zaman, çeviricinin gerçek iş performansı ileriki ödemeler için tablolandırma programına kaydedilmelidir.Belge Depolama:Belge depolama bir çeviri şirketi için kritik bir iştir. Belge depolama, o belge hala ev içi kadrosu tarafından ulaşılabilecek durumdayken, belgeyi elde olmayan silinmelerden ve zararlardan koruyabilmek için güvenilir olmalıdır. Kimin ne zaman neyi çevirdiğine bakmaksızın, herkes her hangi bir belgeyi kolaylıkla kullanabilsin diye, belge depolaması ayrıca düzenli ve mantıklı bir şekilde olmalıdır. Bu çeşit bir depolama, bir şirketin tablolandırma programıyla veya bağımsız bir dosyalama biçimiyle sağlanabilir. Bir şirketin dosyası olarak kullanılan bir iş istasyonu en ucuz fakat en düşük kaliteli bir seçenektir. Bir iş istasyonu amaçlarının tekrar başlatılması için bazen kapatılmalı ve bazen de yazılım problemleri nedeniyle meşgul ve yoğun olabilir. Bu, bilgisayarları dosya ardiyesinde iş istasyonu olarak çalışan ev içi kadro için dosya depolama girişini engeller. Ayrıca elektronik posta ile gelen bir virüs, iş istasyonunu ve dosya ardiyesiyle birlikte işletim sistemini de yok edebilir.Dosya saklama amaçlı bir dosya vericisine sahip olmak daha masraflı ama güvenilirlik açısından daha iyidir. Bir dosya vericisi, çok basit bir yazılım ile dosya depolama amaçlarını kullanan normal bir masa bilgisayarıdır. O, yazılım hatalarına ve kazalarına, iş istasyonundan daha az eğimlidir. Neredeyse hiç kapatılmaz ve bütün ev içi kadrosu için sisteme sayısız giriş sağlar.Bilgi Depolama: Bir çeviri şirketi, bilgi hesaplama dokümanlarını, proje yönetim dosyalarını, çevirmen bilgisini, şirket ev içi kelimelerini, çeviri dosya kaydını ve müşterilerin sözlük bölümünü içerir. Bütün bunlar dosya ardiyesinde özel dosyalar içerisinde depolanır.Şirketin ev içi sözlüğü, kaydedilen bilginin en çeşitli parçasıdır. Sürekli kullanılır, değiştirilir ve güncelleştirilir. Benim şirketim kelimelerini, yeni girenlerin ulaşabilmelerine, bütün kullanıcıların görebilmelerine fırsat tanıyabilmek için web sitesine yükler. Bu yolla şirketin kiraladığı bütün ev içi kadrosu ve bireysel çeviri yapanlar, sözlüğün günümüzdeki sürümünü kullanabilirler. Sadece ev içi çalışanları yeni giriş yapabilir veya var olanları değiştirebilirler. Dahası benim şirketim, bütün halkın yararlanabilmesi için bir internet sözlüğü yaptı. Böylelikle her hangi biri ister bizim çalışanımız olsun ya da olmasın, bizim ev içi kadromuzun 10 yıllık birikimiyle, bilgi girişine ücretsiz sahip olabilirler. Müşterilerin isim sözlüğü de ayrıca bu internet sözlüğüne eklenmiştir, ama bunlar telif hakkı göz önünde bulundurularak saklı tutulur.Teknik Hatalar: İyi geliştirilmiş bir proje yönetimi olmadan, bir çeviri şirketi teknik hatalara eğilimlidir. Bunların bazıları çok ciddi sonuçlar doğurmaz ama bazıları da müşteriye mal olurlar. Olağan teknik problemler, farklı çevirmenlere aynı işi göndermek ve müşteriye yanlış dokümanın bulunduğu dosyayı göndermeyi kapsar.Proje yöneticilerinin ilgisi v kesin yaklaşımlarından hariç, düzenli iş dağıtımı, doküman adlandırılması ve depolama işlemi bu tür hataların yok edilmesine yardımcı olur. Dosya ardiyesinde müşteri veya müşterilerin kök dosyasını yaratıp bulundurmak güzel bir fikirdir. Daha sonra müşteriden her yeni iş alındığında, dosyaları içinde saklamak için ek dosyalar yaratabilirsiniz. Müşteriden alınan ve kaynak dosyalarda saklanan dosyalar, asla değiştirilmemelidir. Dosyaları sadece okunabilir yapmak, onları değişikliklerden kaynaklanan bozulmaları önlemenin bir yoludur. Daha sonra kopya dosyalar ve hedef dosyalar, çalışan dosyaların çevirmen tarafından değiştirildiğini ve bu dosyaların çalıştığını göstermek için isimlerine bir şeyler eklenerek yaratılabilirler. Bir diğer güzel fikir ise söz sanatlı dosyalama sistemini çeviri statüsüne göstermektir. Bunun amacı dosya ismi veya özellikleri, çevirinin tekrar okunup düzeltildiğini ve müşteriye gönderilmeye hazır olduğunu göstermektir.Çeviri Desteklenmesi ve Çevirmen Eğitimi: Bireysel çalışan çevirmenler, editörler ve ev içi kadrosuyla yakın iletişimli çalışmaya cesaretlendirilmelidirler. İfade arama çevirmenin görevi olsa da, ev içi personeli de aynı proje ile ilgili farklı dokümanlardan ek bilgi edinerek bu görevi kolaylaştırabilir. Dahası, bazı grup işi teknikleri bireysel çeviriciler için etkili bir şekilde ev içerisinde kullanılamaz.( örneğin; beyin fırtınası) fakat çevirmen-editör iletişimine ev içi takım olarak, problem çözme teknikleri çok aşırı zaman kaybını indirgemek için düzenlenmelidir.Daha sonraki iş bölümlerinde, editör çevirileri kontrol edip düzelttiği zaman, çevirmene not yazıp ona geri bildirim vermelidir. Şirketin çeviri proje yönetim prosedürü, editörün geri bildirimi çevirmene ne zaman uygulanabilirse o zaman şartlandırılmalıdır.Sürekli editör-çevirmen iletişimi ve geri bildirimi önemlidir çünkü bu düzenli yapıldığında, iyi bir çevirmen editörü memnun edecek kaliteli bir iş sağlayabilir. Uzun vadede şirketin kapasitesini ve gözden geçirilmesi için harcanan zamanı düşürür. Eğer editörün çeviri desteği ve çevirmen eğitimi şirket prosedürü tarafından şartlandırılırsa, şirkete gönderilen çeviri kalitesi asla büyümez ve hatta azalabilir.Özet:

Tartışıldığı üzere, iş takibi kolaylaştırılma faturalandırılması boyunca, finans ve iş durumu kontrol edilir. İyi organize edilmiş dokümanların depolanması onları ulaşılabilir yapar ki bu işlem onları ayrıca güvenilir kılar. İyi proje kontrolü, teknik hataları azaltır. Düzenli çeviri desteklenmesi ve çeviri eğitimi daha iyi sonuçlar ve üretim doğurur. Bunların hepsi, iyi geliştirilmiş bir çeviri proje yöntemi prosedüründe birleşir ve bu prosedür çeviri şirketinin devingenliğini geliştirir, verimliliğe, kaliteye, kapasiteye ve var olmaya olanak tanır.

MAKALE: Nurten Öztürk           

Çevirmen